Rôle de l’AG, du CA et du Bureau au sein d’une association

Assemblée générale

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L’assemblée générale (AG), souvent annuelle, examine les questions importantes.

À moins que les statuts n’en disposent autrement,
– elle est souveraine : ses décisions s’imposent aux autres instances dirigeantes ;
– elle désigne les responsables de l’association (membres du conseil d’administration, membres du bureau, représentant légal, etc.). 
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Les différents organes de direction

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Le Conseil d’Administration
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Le conseil d’administration est composé de membres de l’association, généralement élus par l’assemblée générale.  Dans les petites associations, il peut se confondre avec le bureau.

Le conseil d’administration (CA) prépare les travaux de l’assemblée générale (voire établit son ordre du jour) et applique ses décisions. Il a souvent le pouvoir de proposer à l’Assemblée générale des modifications dans les statuts (ou dans le règlement intérieur qui les précise).
Les membres du CA sont appelés administrateurs.

Les compétences du conseil d’administration sont déterminées par les statuts de l’association loi 1901.
Elles peuvent se limiter aux pouvoirs de gestion et d’administration courante ou s’étendre à toutes les décisions pour lesquelles la compétence n’a pas été expressément attribuée à l’assemblée générale. Ce sont les statuts qui décident des membres pouvant siéger au conseil d’administration. Si les statuts ne prévoient rien, tous les membres du conseil d’administration peuvent participer aux délibérations et voter, qu’ils aient ou non versé leur cotisation.
Dans tous les cas, vous devrez veiller à préciser les pouvoirs de chaque organe et à indiquer les différentes règles applicables à son fonctionnement : composition, périodicité des réunions, modalités de convocation et de vote, etc.
En l’absence de précision, les tribunaux considèrent que ses pouvoirs se limitent à la gestion courante de l’association, par exemple convoquer l’assemblée générale, embaucher ou licencier un salarié.

La plupart des associations loi 1901 octroient au conseil d’administration tous les pouvoirs pour assurer la gestion courante et l’administration de l’association, notamment :
– convoquer les assemblées générales et déterminer l’ordre du jour,
– décider de la création et de la suppression des emplois salariés,
– se prononcer sur l’admission ou l’exclusion des membres,
– autoriser des dépenses qui n’auraient pas été prévues dans le budget prévisionnel,
– mettre en œuvre la politique définie par l’assemblée générale,
– préparer le budget prévisionnel de l’association qui sera, ou non, soumis à l’approbation de l’assemblée générale,
– décider de l’ouverture des comptes bancaires et des délégations de signature,
– élire les membres du bureau et contrôler leurs actions,
– arrêter les projets qui seront soumis à l’assemblée générale,
– arrêter les comptes de l’association qui seront soumis à l’approbation de l’assemblée générale annuelle et proposer l’affectation des résultats.

Pour autant, l’assemblée générale de l’association a toujours la possibilité soit d’interdire au conseil d’administration d’effectuer un acte précis entrant normalement dans le cadre de ses attributions, soit de lui conférer, dans le cadre d’un mandat spécial, des pouvoirs supplémentaires.
Attention ! Les membres du conseil d’administration à titre individuel n’ont pas de pouvoir au sein de l’association, sauf lorsqu’ils disposent d’un pouvoir statutaire (par exemple le président, le secrétaire ou le trésorier) ou d’un mandat spécial.

Des salariés de l’association peuvent faire partie du conseil d’administration. Toutefois, le caractère non lucratif exige que les salariés ne puissent avoir une part prépondérante (exclure les postes clés et une représentation majoritaire) à la direction de l’association. Ils n’ont généralement qu’une voix consultative.

 

Bureau

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Le conseil d’administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un bureau, instance restreinte composée de personnes choisies en son sein.

Le bureau a vocation à se réunir beaucoup plus fréquemment que le CA et gère les affaires courantes.

Le bureau peut se composer d’un(e) Président(e), un(e) Trésorier(e), un(e) Secrétaire et d’adjoints vice-Président(e), Trésorier(e)-adjoint(e), Secrétaire-adjoint(e)

 

→ Représentant légal

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L’association doit identifier une personne physique agissant en son nom : son représentant légal.

Généralement, cette personne est appelée président ou porte-parole.

Elle est responsable de la tenue du registre spécial obligatoire, qui rend compte de tous les changements importants dans la vie de l’association.

Ses actes engagent l’association à l’égard des tiers (banques, administrations, justice, autres associations, etc.).
Le représentant légal doit être majeur pour pouvoir réaliser les actes de constitution, de modification ou de transmission du patrimoine de l’association.

Le représentant légal peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs (par exemple, à un vice-président, à un secrétaire ou à un trésorier). Mais il demeure co-responsable des actes réalisés au nom de l’association par ceux à qui il a délégué ses pouvoirs.

 

→ Déclaration des responsables

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L’identité du représentant légal, de ses délégataires éventuels, ainsi que de chaque membre du CA doit obligatoirement
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 être communiquée à la préfecture du siège de l’association (pour l’Hérault : Direction départementale de la cohésion sociale de l’Hérault, bureau des Associations, rue Serge Lifar, CS 61249, 34184 Montpellier cedex4) :
– lors de la déclaration de la création de l’association,
– et après chaque changement dans la composition des instances dirigeantes. Les déclarations peuvent être effectuées en utilisant le formulaire cerfa n°13971*03.

 

→ Responsabilité des dirigeants

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Les dirigeants sont responsables de leurs actes devant l’ensemble des adhérents sur le plan civil, et devant l’ensemble de la société sur le plan pénal.
En cas de faute ou de manquements, ils ne peuvent s’exonérer de toute responsabilité :
– ni par la seule démission (qui peut d’ailleurs être refusée),
– ni par la simple évocation de la responsabilité pénale de l’association.
À savoir : les litiges internes à une association relèvent du tribunal de grande instance (TGI).

 

Le Président 

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Le cas du président est particulier. Si les statuts n’ont rien prévu, il est investi du pouvoir de représenter l’association loi 1901 dans tous les actes de la vie civile.
C’est lui qui, en cette qualité, passe les contrats au nom de l’association loi 1901 : location, vente, achat, engagement de personnel, mise en œuvre d’une procédure de licenciement… Mais il ne prend pas les décisions, seul : le conseil d’administration ou l’assemblée générale (selon ce que les statuts ont prévu) devra avoir approuvé au préalable la signature des contrats.

Par ailleurs, la jurisprudence considère que l’article L 225-56 du Code de commerce, relatif aux pouvoirs du directeur général de société anonyme, est applicable au président d’association. En conséquence, le président d’une association est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom et dans l’intérêt de cette dernière.

Cela lui donne le droit, en particulier, de prendre toute mesure conservatoire, en l’occurrence de suspendre de leurs fonctions des membres du bureau, alors même que les statuts de l’association loi 1901 ne confèrent au président aucun pouvoir particulier. Ou encore d’agir devant les tribunaux au nom de l’association, que ce soit comme demandeur ou comme défendeur, sans qu’il soit nécessaire que les statuts le prévoient expressément.

Généralement, les associations loi 1901 dotent le président des pouvoirs suivants :
– la convocation de l’assemblée générale ainsi que sa présidence ;
– le pouvoir de « représenter l’association dans tous les actes de la vie civile », c’est-à-dire d’engager l’association. C’est l’assemblée générale qui dispose par nature de cette attribution. Elle peut cependant être attribuée au président par les statuts ou par une délégation temporaire ou permanente de l’assemblée générale.

 

Le Trésorier

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Le trésorier gère le patrimoine financier de l’association loi 1901.  A ce titre :
– il adresse les avis de cotisation, reçoit les chèques et les transmet à l’organisme bancaire ;
– il fait rentrer les revenus, paye les sommes dues par l’association vis-à-vis des particuliers, des Administrations fiscales et de la Sécurité sociale.
Mais, sauf disposition contraire des statuts, il ne peut engager les valeurs mobilières de l’association que sur autorisation du conseil ;
– il tient, ou fait tenir les différents registres comptables et, à la fin de chaque exercice social, dresse le bilan, le compte de résultat et l’inventaire, élabore un projet de budget pour l’année suivante et rédige le rapport financier qui sera soumis à l’assemblée générale de l’association pour approbation. Celle-ci, lorsqu’elle est d’accord sur les opérations comptables de l’exercice écoulé, lui en donne quitus.

 

Le Secrétaire

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Le secrétaire est d’abord chargé de la tenue des différents registres, soit qu’il fasse ce travail lui-même, dans les petites associations, soit qu’il le fasse faire par un salarié. Il s’agit notamment :
– du registre des membres de l’association loi 1901 (avec l’indication de leurs noms, prénoms, profession, domicile et nationalité);                                     – du registre des délibérations de l’assemblée et de celles du conseil d’administration (dans les petites associations, il n’est tenu qu’un seul registre).

C’est aussi lui qui :
– est chargé des différentes formalités exigées par la loi soit au moment de la constitution de l’association loi 1901, soit lors des modifications des statuts ou des changements de personnel dirigeant ;
– envoie les convocations aux assemblées et rédige les procès-verbaux ;
– se charge de la correspondance et des lettres adressées par l’association, en les signant lui-même ou en les faisant signer par le président suivant leur importance et selon ce qui a pu être décidé dans les statuts ou dans le règlement intérieur ;
– gère la mémoire écrite de l’association : il est chargé du classement et de la conservation des dossiers, ainsi que des différentes archives de l’association.